Privatlivspolitik
Indhold:
1. Data på platformen seeknspeak.dk
– For disse data er SEEKNSPEAK dataansvarlig
– For disse data er SEEKNSPEAK databehandler
2. Hvor personfølsomme er de informationer vi behandler og hvorledes beskytter vi dem?
– Personoplysninger
– Politik for personoplysninger
– Almindelige personoplysninger
– Politik for almindelige personoplysninger
3. Datasikkerhed
4. Kontaktoplysning og klagemulighed
5. Underleverandører
6. Interne medarbejdere
7. Adgang til indsigt
Data på platformen seeknspeak.dk
For følgende data er SEEKNSPEAK dataansvarlig:
PROFILER:
Vi opbevarer profil/login data på kandidater, virksomheder, nogle medarbejdere i virksomheder og jobsøgere, der bliver inviteret til videointerview. Til disse profiler er følgende data tilknyttet, som vi er dataansvarlige for:
Brugere: E-mail, kodeord, navn, telefonnr.
Virksomheder: Navn på virksomhed, e-mail, kodeord, CVR, telefonnummer, beskrivelse, videobeskrivelse
Medarbejdere: Navn, e-mail og kodeord
Inviterede kandidater: Navn, e-mail og kodeord
En inviteret kandidat har status ”inviteret kandidat” indtil vedkommende har oprettet en bruger profil. Derefter er vedkommende en ”bruger”.
PERMISSIONS - SAMTYKKE TIL DIGITAL KOMMUNIKATION:
Der er fastsat permissions på tre niveauer og brugerne skal udføre en aktiv handling for at bekræfte. Man skal tilvælge den sidste og man kan fravælge de to første.
Kvitteringer: Når man bruger vores platform og eventuelt søger et job, har vi en række servicekvitteringer. Det er mails, som vi sender for at fortælle fx, at ”din ansøgning er nu registreret”. Disse kvitteringer kan man slå fra.
Notifikationer: Man vil eventuelt modtage notifikationer på aktivitet på SEEKNSPEAK, som vi mener er relevant for brugeren. Det kan være nye stillinger af samme type, som man tidligere har vist interesse i. Det kan være et nyt jobopslag fra en virksomhed, som man har ”liket”. Disse notifikationer kan man slå fra.
Nyhedsbreve: SEEKNSPEAK sender løbende nyhedsbrev til brugerne. Hvis man ønsker at modtage disse skal man aktivt tilmelde sig ved afkrydsning.
METADATA:
Med metadata forstås de data, der indeholder information om hvordan de forskellige jobopslag, videoscreeninger og ansøgning er forbundet og anvendt:
– Hvilke brugere har besøgt hvilke jobopslag
– Hvilke brugere har ansøgt hvilke job
– Hvem fra virksomheden har rettighed til se ansøgningerne
– Hvilke brugere har udvist interesse for hvilke job/virksomheder
For følgende data er SEEKNSPEAK databehandler:
ANSØGNINGER:
Kandidater kan ansøge et job fra en virksomhed. Denne ansøgning kan indeholde et cv, en videoansøgning og en skriftlig ansøgning. For disse oplysninger er virksomheden dataansvarlig, mens SEEKNSPEAK behandler oplysningerne på vegne af virksomheden, og derfor er databehandler.
CV og skriftlig ansøgning kan indeholde: e-mail, telefon, alder, uddannelse, tidligere erfaring, profilbillede og andet, idet kandidaten selv bestemmer hvilke data vedkommende sætter i sin dokumentation.
Videoansøgning kan indeholde ovenstående i sagt eller skrevet format.
JOBOPSLAG FRA VIRKSOMHED:
Et joboplag kan indeholde en titel, arbejdssted, udløbsdato, beskrivelse, virksomhedsinformation, kontaktperson- og information og en videopræsentation af jobbet. Vi er databehandler for så vidt angår den eller de personer, hvis person eller stemme er med i et video jobopslag.
Jobopslag kan være public, skjult eller by invitation.
Jobopslaget vil have en udløbsdato som bestemmes af den dataansvarlige, men forbliver synlig efter udløb, med mindre den dataansvarlige beslutter, at det ikke længere skal være synligt.
VIDEOSCREENINGER:
En videoscreening kan indeholde en beskrivelse, udløbsdato, titel, kontaktinformation og op til fem spørgsmål defineret ved en titel/spørgsmål, evt. beskrivelse og video.
De inviterede ansøgere uploader deres videosvar på de spørgsmål, som den dataansvarlige har stillet.
BESKEDER:
Virksomheder kan sende brugere, der har ansøgt et job eller deltager i en videoscreening, en eller flere beskeder. Denne besked indeholder et emne (subjekt) og en besked.
METADATA:
Med metadata forstås de data, der indeholder information om hvordan de forskellige jobopslag, videoscreeninger og ansøgninger er forbundet og anvendt:
– Hvordan er ansøgerne til et job vurderet?
– Hvem har været inviteret til videoscreening?
– Hvordan er deltagerne i en videoscreening vurderet?
Hvor personfølsomme er de informationer, vi holder, og hvorledes beskytter vi dem?
PERSONOPLYSNINGER
Alle data omkring en brugers ansøgning til et givent job er personhenførbare, herunder:
– Videoansøgning
– Fil med CV
– Skriftlig ansøgning
– Hvilket job er ansøgt
– Hvordan blev denne ansøgning vurderet
– Kontaktinformation på brugeren
– Metadata
Alt data på personer der søger et job hos en virksomhed eller som er inviteret til at deltage i en videoscreening personhenførbare, uanset om brugeren er endt med at gennemføre screening eller ansøge job.
SEEKNSPEAK behandler ikke følsomme personoplysninger, og der må ikke indtastes eller uploades følsomme personoplysninger, som eksempelvis vedrører religion, race, politiske forhold, fagforeningsforhold, seksuel orientering eller helbredsoplysninger i forbindelse med jobansøgninger via SEEKNSPEAK. Følsomme oplysninger vil blive slettes uden forudgående varsel.
POLITIK FOR BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER:
Ansøgninger og screeninger i forhold til virksomheder:
Med mindre den dataansvarlige virksomhed beslutter andet, gemmes ansøgninger og screeninger fra en bruger til et job hos en virksomhed, inklusive beskeder, vurderinger og notater, i seks måneder. I denne periode vil virksomheden kunne tilgå og se kontaktinformation om brugeren og dennes ansøgning, og i princippet gemme informationen i egne arkiver, udenfor SEEKNSPEAKs kontrol.
Med mindre den dataansvarlige virksomhed beslutter andet, benyttes samme opbevaringsperiode vedrørende invitationer til job og screeninger, samt rettigheder til at se jobbet internt i virksomheden..
Ved udløbet af de seks måneder – eller anden tidsperiode besluttet af den dataansvarlige virksomhed – vil SEEKNSPEAK slette alle disse data og virksomheden vil ikke kunne tilgå eller se data fra ansøgningen eller brugeren.
Som dataansvarlig kan virksomheden bede om at få overført sine informationerne inden de slettes.
En bruger kan på et hvert tidspunkt vælge at slette sin ansøgning eller screening, resulterende i en direkte sletning overfor virksomheden, herunder de beskeder, som er forbundet med den enkelte ansøgning.
I det tilfælde en bruger vælger at slette sin profil, vil alle ansøgninger og screeninger også blive utilgængelige for de tilhørende virksomheder.
Ansøgninger og screeninger i forhold til Brugere
Brugerne kan til enhver tid slette sin ansøgning til et job, sit svar på en videoscreening, og sin profil.
Brugerne har sit eget videoarkiv, som ikke er tilgængeligt for virksomheder. I dette arkiv kan brugeren gemme videoer. I det arkiv opbevares videofiler i 12 måneder. Derefter slettes de.
CV-filer opbevares ikke længere end ansøgningen er til rådighed for virksomheden.
ALMINDELIGE PERSONOPLYSNINGER:
Med ”almindelige personoplysninger” menes data, som i sin natur ikke falder under følsomme personoplysninger, men som heller ikke bør være tilgængelig for alle. Dette er dog forsat en personoplysning i Persondataforordningens forstand.
AAlt data omkring hvilke job, virksomheder, sider og informationer en bruger har set, fundet spændende eller søgt på betragtes som almindelige personoplysninger.
Antallet af ansøgninger på et job (i anonymiseret form), betragtes ikke som personhenførbart, da disse ikke kan forbindes direkte eller indirekte til en bruger.
Metadata vi har som dataansvarlig er almindelige personoplysninger og er med til at gøre brugeroplevelsen bedre.
Som udgangspunkt er data, der har været publiceret, åbne informationer. Således f.eks. et jobopslag, som har været publiceret på internettet for at tiltrække ansøgere.
POLITIK FOR ALMINDELIGE PERSONOPLYSNINGER:
Alle ovenstående data på alle typer profiler slettes, når de ikke længere er relevante.
Det kræver kodeord at tilgå alle data tilkoblet til en profil. Kodeord er ikke defineret som følsomme i sig selv. De er i deres natur meget værdifulde og derfor er alle kodeord for alle typer brugere krypteret med standard jf. denne standard: https://en.wikipedia.org/wiki/Bcrypt
KVITTERINGER
Når du bruger vores platform, så har vi en række servicekvitteringer. Det er mails, som vi sender dig for at fortælle f.eks. at ”du har nu modtaget en ny ansøgning på dit job”. Du kan vælge at afmelde disse kvitteringer, såfremt du ikke ønsker at modtage dem.
NOTIFIKATIONER
Du vil eventuelt modtage notifikationer på aktivitet på SEEKNSPEAK, som vi mener er, relevant for dig. Det kan være information om mulige optimeringer eller påmindelser på eksisterende eller gamle aktiviteter.
Disse notifikationer kan du slå fra.
NYHEDSBREVE
SEEKNSPEAK sender løbende nyhedsbrev til brugerne. Hvis du ønsker at modtage disse, skal du aktivt tilmelde dig ved afkrydsning.
HVOR GEMMES DINE OPLYSNINGER?
Når SEEKNSPEAK er dataansvarlig gemmes oplysningerne i SEEKNSPEAKs systemer, som udbydes af SEEKNSPEAK A/S, Gl. Kongevej 1, 4.tv 1610 København V. CVR: 38168614
STATISTIK
Der indsamles anonymiserede data om din brug af SEEKNSPEAKs tjenester. Dette sker udelukkende til statistiske formål og for at forbedre vores services. Disse anonymiserede data kan ikke henføres til den enkelte virksomhed.
DATASIKKERHED
Du kan have fuld tillid til, at vi beskytter dine oplysninger. Vores mål er at tilbyde dig som virksomhed, en tjeneste, der er sikker og uden risiko. Vi gør vores ypperste for at bevare en stringent og høj grad af datasikkerhed.
Vi anvender metoder, som fx kryptering (SSL), firewalls, software som registrerer illegal indtrængen i systemet samt manuelle sikkerhedsprocedurer, der medvirker til at beskytte dine private oplysningers nøjagtighed og sikkerhed samt til at forhindre ikke-autoriseret adgang eller forkert brug af tredjepart.
KONTAKTOPLYSNINGER OG KLAGEMULIGHED
Hvis du gerne vil i kontakt med os, herunder vil gøre brug af nedenstående rettigheder, er vores kontaktoplysninger:
SEEKNSPEAK A/S
Gl. Kongevej 1, 4. tv
1610 København V
CVR-nr.: 38168614
Telefon: +45 71 74 71 70
Email: info@seeknspeak.dk
Senest opdateret: 19.09.18
